När börjar egentligen en onboarding? Vissa skulle säga att det är redan i första kontakten, när någon för första gången uppfattar dig som en arbetsgivare. Andra säger att det är första dagen på kontoret. Ytterligare andra att det börjar när personen skrivit på anställningsavtalet. Och så vidare.
Den vanligaste uppfattningen är nog ändå att det är första dagen på jobbet som gäller. Därför har många idag börjat prata om preboarding, alltså det som sker före första dagen på jobbet. Vi kommer beröra en del saker, men fokus här ligger på digital introduktion och hur det skulle kunna hjälpa just dig.
Rätt kunskap kring er som verksamhet
Den första dagen och perioden på jobbet har man som nyanställd ofta sitt fokus på praktikaliteter och att börja ”jobba på riktigt”, så att man känner att man bidrar och gör nytta. Det blir lätt att det är det man fokuserar på, och kanske inte så mycket att lära sig om företaget, värderingar, historia och liknande. Saker som ändå är rätt viktiga för att man ska förstå hur, vad och varför man gör saker och kanske också varför man gör dem på ett visst sätt hos er. Och det finns ingen tidpunkt då man är mer nyfiken på nya arbetsgivaren än perioden mellan man skrivit på sitt anställningsavtal tills man faktiskt kliver innanför dörrarna den första dagen på kontoret.
Den nyfikenheten kan du dra nytta av genom att erbjuda information på ett lättillgängligt sätt. Och i en form som gör att den nyanställda kan ta till sig den informationen när och var hen själv önskar.
Avlasta chefen
En annan fördel är att det avlastar den eller de som ansvarar för den nyanställdas introduktion, samtidigt som du säkerställer en jämnare nivå hos alla nyanställda kring kunskapen kring företaget. Den informationen är lätt att glömma när det är fokus på praktikaliteter och kunskapen kring er som företag blir inte chefsberoende. Dessutom har de fått den kunskapen redan innan första dagen på jobbet och du får möjlighet att skapa rätt förväntningar kring hur det är att jobba hos er.
Skippa uppsamlande introduktionsdagar
Om du, som många andra, kör introduktionsdagar på bestämda tider under året så kan du slopa dem om du har en digital introduktion. Om en nyanställd behöver vänta tre till sex månader på att få gå sina introduktionsdagar för att få kunskap kring er som verksamhet, så känns de dagarna ofta som bortkastad tid då man skulle kunnat vara i produktion istället. I sämsta fall får du folk som känner att de redan kan er och som har uppmärksamheten riktad mot mail och ”faktiska arbetsuppgifter” istället för att lära sig var ni kommer ifrån, varför ni gör vad ni gör och hur, värderingar och liknande.
Spårbar kanal för viktiga dokument
Eftersom det är en digital kanal kan du verkligen mäta och få information kring att nyanställda tar del av den digitala introduktionen. Du kan också få information kring vilka delar som verkar mest populära, slipa på introduktionen så den blir så effektiv den kan vara – och du får en kanal du kan använda för att dela med dig av viktiga dokument till den nyanställda.
Lite ”hårt stål”, dvs siffror
- 22% av personalomsättningen sker under de 45 första dagarna (siffror från UK)
- Den uppskattade kostnaden för att förlora en medarbetare under första året är tre gånger dennes årslön (siffror från UK)
- Organisationer med en bra onboardingprocess kan behålla så mycket som 82% av sina nyanställningar (Brandon Hall Group)
- Du kan öka produktiviteten hos de nyanställda med drygt 70% (Brandon Hall Group)
Det finns mer du kan göra
Förutom att se till att allt den nyanställda behöver till första dagen är på plats, så finns det saker du kan göra innan hen kommer in för att börja jobba.
Du kan till exempel:
- Bjuda in till lunch med blivande teamet
- Bjuda in till kontoret för en rundtur
- Skapa kontakt med ”buddy”/mentor
- Meddela de som kommer att vara i kontakt med den nyanställda vem hen är och när den är på plats
- Hålla relationen levande, exempelvis genom att maila/smsa personen att ”vi gärna svarar på frågor och funderingar”
- Personalisera pre- och onboarding utifrån roll
Vad bör ett digitalt intro innehålla?
Det finns några saker som är bra att bygga ditt digitala utifrån. Att börja med en liten film där en chef eller kollega på ett personligt sätt välkomnar den nyanställde är ett bra tips. Du bör också berätta om:
- Vad ni gör
- Var ni kommer ifrån
- Vilka ni är (värderingar, kultur)
- Ev förmåner
Vilken omfattning varje område ska ha bestämmer du själv, såklart. Du kan också addera det du tycker är nödvändigt. Ett vanligt tillägg är att ha ett spel eller en quiz. Kom ihåg att göra det lättsamt, så ett lärande test är mer effektivt än ett test där man måste ha ett visst antal rätt. Det är också vanligt att lägga till några intervjuer med blivande kollegor från olika avdelningar och funktioner. Ytterligare ett tips är att inte göra det alltför texttungt. Det ska vara informativ kommunikation, inte en lärobok. Ett sätt att lätta upp det på är filmer, animeringar och hålla portionera upp informationen i kortare bitar.
